Was eine unbesetzte Stelle Ihren Betrieb wirklich kostet

Eine unbesetzte Monteurstelle kostet einen Handwerksbetrieb rund 20.000 bis 45.000 € — nicht pro Jahr, sondern über die durchschnittliche Zeit, die eine Besetzung heute dauert. Diese Zeit liegt im Handwerk bei 224 Tagen; 2015 waren es noch 104 Tage. Der größte Posten ist dabei nicht das gesparte Gehalt, sondern der Rohertrag der Aufträge, die Sie in diesen sieben Monaten nicht annehmen konnten.

Diese Zahl lässt sich nachrechnen, und genau das tun wir auf dieser Seite — mit offengelegten Annahmen, damit Sie jede einzelne durch Ihre eigene ersetzen können.

Warum die üblichen Vakanzkosten-Rechnungen im Handwerk nicht passen

Die verbreitete Formel lautet: Jahresgehalt geteilt durch Arbeitstage, mal Vakanztage, mal einem Faktor zwischen zwei und drei. Sie stammt aus der Bürowelt und hat im Handwerk zwei Fehler.

Erstens rechnet sie mit dem Gehalt. Ein Gehalt, das Sie nicht zahlen, ist aber keine Kostenstelle, sondern eine Ersparnis. Was Ihnen fehlt, ist nicht das Gehalt — es ist die Leistung, die der Mitarbeiter verkauft hätte.

Zweitens ignoriert sie das Material. In einem Bürojob steckt die gesamte Wertschöpfung in der Arbeitszeit. Im Handwerk verdient der Betrieb an der Stunde und an dem, was durch die Stunde verbaut wird. Ein Monteur, der ein Bad fertigstellt, trägt einen Auftragswert von 12.000 bis 25.000 € mit — nicht nur seine 40 Wochenstunden.

Deshalb rechnen wir hier anders: über den Deckungsbeitrag der produktiven Stunde und über den Rohertrag je Auftrag. Beide Wege führen unabhängig voneinander in dieselbe Größenordnung. Das ist das eigentlich Bemerkenswerte an der Rechnung.

Die drei Zahlen, die Sie dafür brauchen

Zur Einordnung der ersten Zahl: Die Besetzungsdauer im Handwerk hat sich in zehn Jahren mehr als verdoppelt — von 104 auf 224 Tage. Über alle Berufe hinweg stieg sie im selben Zeitraum von 84 auf 160 Tage. Das Handwerk hat sich also nicht nur verschlechtert, es hat sich schneller verschlechtert als der Rest des Arbeitsmarkts. Wer heute eine Stelle ausschreibt und mit der Erfahrung von vor zehn Jahren plant, verkalkuliert sich um ein halbes Jahr.

Was in beiden Rechnungen noch fehlt

Beide Zahlen sind Untergrenzen. Was sie nicht enthalten:

• Überstundenzuschläge für das verbliebene Team, das die Lücke füllt.
• Abgelehnte Aufträge. Der teuerste Auftrag ist der, den Sie gar nicht erst annehmen — er taucht in keiner Buchhaltung auf.
• Termintreue und Folgegeschäft. Verschobene Termine kosten Bewertungen, Weiterempfehlungen und Nachfolgeaufträge.
• Fluktuationsrisiko. Anhaltende Überlastung ist einer der häufigsten Kündigungsgründe. Aus einer unbesetzten Stelle werden dann zwei.
• Der eigene Zeitaufwand für die Suche. Anzeigen schalten, Bewerbungen sichten, Gespräche führen, die nicht zum Termin erscheinen.
• Der Preis der Notlösung. Zeitarbeit kostet je nach Gewerk das 1,8- bis 2,5-fache des Stundenlohns.

Eine Analyse der StepStone Group beziffert die messbaren Kosten einer unbesetzten Stelle in Deutschland auf durchschnittlich 29.000 €, für Handwerksberufe auf rund 32.600 €. Bemerkenswert an dieser Untersuchung ist weniger der Betrag als die Aufteilung: Nur etwa 30 % sind direkte Kosten — zusätzlicher Recruiting-Aufwand, Überstunden, Aushilfen. Die übrigen 70 % sind Opportunitätskosten: Umsatz, der nicht gemacht wurde.

Genau das ist der Grund, warum die meisten Betriebe ihre Vakanzkosten unterschätzen. Die 30 % stehen in der Buchhaltung. Die 70 % nicht.

Die eigentliche Kostengröße ist nicht der Betrag, sondern die Zeit

Wenn eine unbesetzte Monteurstelle grob 3.000 bis 5.000 € Rohertrag im Monat kostet, dann ist jeder Monat, den die Besetzung schneller gelingt, exakt so viel wert. Das verschiebt die Frage.

Nicht: Was kostet mich die Personalsuche?
Sondern: Wie viele Monate spare ich — und was sind die wert?

Ein Beispiel: Ein Betrieb, der die durchschnittlichen 224 Tage auf 60 Tage verkürzt, gewinnt gut fünf Monate. Bei 3.500 € entgangenem Rohertrag im Monat sind das rund 18.000 €. Vor diesem Hintergrund ist die Frage, ob eine Kampagne 6.000 € oder 9.000 € kostet, nachrangig — entscheidend ist, ob sie überhaupt zur Einstellung führt. Was die Wege dorthin kosten, haben wir getrennt aufgeschlüsselt: was Social Recruiting kostet.

Die Grenzen dieser Rechnung

Sie gilt für produktive, kundennah eingesetzte Stellen — Monteure, Gesellen, Techniker, Bauleiter. Für eine Bürokraft oder eine Lagerstelle funktioniert sie nicht, weil dort kein direkter Auftragsbezug besteht; die Kosten sind trotzdem real, nur anders zu ermitteln.

Sie gilt außerdem nur, wenn Sie die Aufträge tatsächlich hätten annehmen können. Ein Betrieb ohne Auftragsstau verliert durch eine unbesetzte Stelle weniger — dafür ist bei ihm vermutlich die Auftragslage das dringlichere Thema.

Und sie ist keine Prognose, sondern eine Größenordnung. Regionale Preisunterschiede sind erheblich: Die Meisterstunde reicht im Bundesvergleich von 58,80 € in Mecklenburg-Vorpommern bis 82,50 € in Berlin.

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